Organizacja imprez plenerowych to nie lada wyzwanie, szczególnie jeżeli zabieramy się do tego pierwszy raz. Jest kilka aspektów, które nie powinny umknąć naszej uwadze. Po pierwsze należy myśleć o wydarzeniu sporo wcześniej i wykonać szczegółowy plan. Zawierać on powinien wszystkie podstawowe informacje. Po drugie dobrze jest na plan miejsca w którym odbędzie się impreza nanieść poszczególne stanowiska takie jak np. scena, strefa gastronomii, stoiska wystawców, strefa rozrywki, toalety. Robi się to aby sprawdzić, czy powierzchnia jest wystarczająca i aby zorientować się jakie przestrzenie są jeszcze nie zagospodarowane. Kolejną kluczową sprawą jest kosztorys i negocjację z potencjalnymi partnerami. Wszak zależy nam na jak największym zarobku. Istotne jest zadbanie o wszelkie kwestie formalne, takie jak uprawnienia, koncesje, podpisanie umów i tym podobne. Pozwoli to uniknąć nam nieprzyjemności w i usprawni przebieg całości. Organizator jest osobą najważniejszą, bez kompetentnej osoby na tym miejscu nie ma szans na powodzenie. Powinien on dotrzeć w dniu imprezy pierwszy na miejsce i nadzorować rozstawianie i sprawny przebieg całości. Jeżeli pojawiają się jakiekolwiek problemy formalne czy techniczne to on wyznacza osoby odpowiedzialne za rozwiązanie kłopotu. Jest to niezwykle odpowiedzialna posada, która wymaga kompetencji w zakresie organizacji.
